PHPカンファレンス小田原2024にコアスタッフとして参加しました (事前準備編)

4月13日(土)に開催されたPHPカンファレンス小田原2024（以下、ぺちこん小田原）にコアスタッフとして参加しました。

この記事では、先日公開した当日編に続き事前にどのような準備をしていたのかお届けします。

初開催のカンファレンスはこんな感じで準備が進められたのかー、と読んで頂けたら幸いです。

当日まで桜が残っていて良かった

6月（ぺちこん小田原爆誕）

自分がぺちこん小田原に関わり始めるようになったきっかけは、PHP ユーザーズのSlackにあすみさんが投稿されたこのメッセージでした。

で、「神奈川でやるカンファレンスのスタッフやりたい」と声を上げてスタッフに加えて頂き、その日の内にぺちこん小田原のSlack爆誕。

あすみさんが会場候補を3つ挙げて「明日電話してみる」と言った翌日にはUMECOが抑えられていました。（加速的迅速・・・！）

7月・8月（何をやるのか決める）

コアスタッフが6人集まりぺちこん小田原が動き出したものの、最初は「何をやればいいかも分からない」状態でした。

「タスク管理やスケジュール管理どうする？」「お金の管理/インボイス対応どうする？」「そもそもぺちこん小田原でどこまでやる・・・？」などなど。

なので最初の方の打ち合わせではぺちこん小田原をどういった形にしたいのかそれぞれが自分の中のイメージを出し合った上で、すり合わせる所からスタート。

この時に「これをやる」「これをやらない」と決めていたので、その後軸がぶれずに進められたかな、と今振り返ってみて思います。

また、自分は不参加でしたが小田原在住メンバーを中心にUMECOの下見1回目をしていたのも8月でした。

9月（具体的に動き始める）

7・8月である程度タスクを洗い出せたので、9月はforteeやconnpass・noteなどの設定を進めたり、ロゴ・サイトのデザインをデザイナーさんに作って頂いてサイトを公開したりとチケット販売・スポンサー募集に向けた準備をしていました。

あとはコアスタッフの中でスピーカー、SNS、グッズ、などの担当決め。

と言っても完全に担当が分かれた訳ではなく、コアスタッフ全員が全体を広く見ながら特に自分がタスクを持つ範囲はここ、って形でぺちこん小田原は進められていきました。
（他のカンファレンスの運営方法を聞いてみると、この辺りの進め方はカンファレンスによるなーと思います）

そして、運営全体としては2回目、個人としては初めてのUMECO下見が9月の半ばにありました。

UMECOに行ったのは初めてだったのですが、駅から歩いていたらすぐUMECOが見えてきてあまりの立地の良さに驚きました。

この時は会議室5・6（Track ぼこ）と会議室7（スポンサーブース竹）の配置を確認し、会議室5〜7の部屋の使い方はこの時にほぼ確定出来たのと、最後に会議室1〜3（Track かま）をチラ見させて貰いました。

それまで会場図だけを見て話していた会場や会場・駅の位置関係について具体的なイメージが湧くようになったのでこの時の下見は大きかったです。

あとはこの時の下見がほとんどのスタッフとの「リアルでは初めまして」でもありました。

そういった意味でもこの早い段階で下見を出来ていたのは良かったですね。

10月（早売りチケット販売・スポンサー募集開始）

ぺちこん小田原は初開催という事でどれくらいの人が参加してくれるのか不安だったので、一部のチケットを早売りチケットとして販売することにしました。

ところが蓋を開けてみると約3時間で30枠が完売・・・！

とても嬉しかったですねー。

そして、この月もUMECOの下見（3回目）を行い、会議室1〜3（Track かま）と会議室4（スポンサーブース松）の使い方を確認しました。

後述するnoteに掲載した映像周りの構成を試し、横向きに使うのが良さそう、となり座席の配置も確定。

あとは会議室4の横にあるスペースに机を置いて受付に使って良い、とUMECOの人からOK出たりと会場の使い方がある程度見えてきたのがこの時の下見でしたね。

ちなみに、この日は帰りに新幹線を使い、その便利さを知ってしまいました・・・

あの速さ・快適さを知ったら戻れなくなります・・・

11月（トーク募集・採択）

11月はトーク募集Monthでした。

トークの募集に当たっては主に自分の方でフォームの設定をしていたのですが、一時プロポーザルを投稿できない状態になってしまいとても焦りました、、、

たしかこの時はkumasiさんが「この設定じゃね？」と突き止めてくれた記憶。

そしてトークの募集が締め切られた後は小田原に集まってトーク採択会議を行いました。

こう、要所要所でリアルで集まって進められたのは今回のぺちこん小田原で良かった所の1つだなー、と思います。

12月（通常/懇親会チケット販売・当日スタッフ募集開始）

12月はクリスマスに通常チケット・懇親会チケットを販売開始したいよね、となるとその前に当日スタッフ確定しておいた方が良いか、と当日スタッフの募集を開始。

自分は当日スタッフ募集のGoogleフォーム立てたりしていました。

同じ日には忍者動画も公開。

ツナギメエフエムでも話したのですが、この動画は「こんなの撮ろうと思う」とは聞いていたもののYouTubeに投稿されてからいきなりSlackに動画が流れてきたので、完全に一視聴者の気分で見て吹きましたw

また、スポンサー募集の締切もこの月でした。

「必要最小限はカバー出来そうだけど、諸々削らないといけないかも」といった状態でしたが土壇場で数社から申込頂き、そのお陰で後々パブリックビューイングなど追加する余裕が生まれました。
スポンサー頂いた会社の皆さまには本当に感謝しています。

あとは会場構成の記事を書いたのも12月でした。

最終的にはこの構成は使われませんでしたが、お金を掛けずに映像周りを整える構成としてちょうど良いかなと今見返してみても思います。

余談：小田原観光（その1）

ここでちょっと余談。

12月にはプライベートで小田原に観光しに行っていました。

9月の下見の時の飲み会でTOTOCOの存在を教えて貰い、のんびり車で行ってみたいな〜と思っていたので。

海鮮丼美味しかった〜

他にも小田原城を見て回ったり足湯に行ったりと小田原を満喫出来ました。

下見はいつも平日の仕事終わりに行われて街をゆっくり見て回る時間は無かったので、ぶらぶら歩いて多少なりとも土地勘をつけられたのも良かったです。

1月（ノベルティなど動き始め）

スポンサーが確定し、どこにどれだけお金を掛けられるのか見通しが立ってきてからノベルティの制作に入りました。

自分が担当したのはノベルティを封入するトートバッグと名札（+名札ケース）。

1月の段階ではトートバッグは発注、名札は業者選定まで進めていたのですが、どちらもこれまで経験したことが無いノベルティだったのでちょっと大変でした。

トートバッグ・名札ともにどれくらいのサイズや厚さが良いんだろう？と。

トートバッグはこのような厚さ解説記事を参考に最終的にはA4・7オンス・マチありのものを発注しました。

本編前日に実物を見るまではドキドキしていたのですが、大きすぎたり薄すぎたりといったこともなくちょうど良いサイズ感で良かったです。

名札はPHPerKaigiの発注内容を参考にA6・厚さ135kg・マットコートありのチラシ印刷を使ったのですが、PHPerKaigiの方は2つ折りだったりと若干差分があったので、スタッフ向けの名札をサンプル代わりとして先に発注することにしました。
（2つ折りではない事を考えるともう少し厚めでも良かったかなあと思っています）

サンプルを見て名札ケースにちゃんと収まることを確認出来たのでその判断自体は良かったと思っているのですが、最終稿より若干記載内容が古く、そのことを当日スタッフの方に案内し忘れて混乱させてしまったのは反省です・・・

そして、映像周りの構成を最終確認しておきたい、と4回目のUMECO下見を行いました。

機材のリハは概ね問題なく進み、「この構成でいけるだろう」って感触は得られていた気がします。

↓下見の一幕（これほんと何言ってるのか分からなかった・・・）

2月（パブリックビューイング爆誕）

2月で一番大きい出来事は、YAPC::Hiroshima 2024をきっかけに「パブリックビューイングやるぞ！」ってなったことですね。

前夜祭の後に開かれたSTORESさん主催のBeer Bashでぺちこん小田原に興味を持ってくださった方が何人かいて、「パブリックビューイングやればチケット増やせるんじゃね？」と検討が始まりました。

と言っても自分含めコアスタッフは映像・配信周り全然詳しくなかったのですが、当日スタッフのデロさん・miioさんのお陰でパブリックビューイングが現実味のある話になりました。

出来てよかった！！！

あとは、完全に裏側の話になるのですがカンファレンスで使うメールアドレスとしてphpcon-odawara.jpドメインも使えるようにしていました。

12月のPHPer忘年会の時にyamatoさんからぺちこん北海道はCloudflareの転送機能を使ってgmail.com以外に独自ドメインのメールも使えるようにしている、とチラッと聞いていて、スピーカー宛のメールなどが迷惑メールになる確率を下げたいと思っていたので。

ちょうどぺちこん小田原はCloudflareでドメインを管理していたので、

  • Email Routingの設定
  • forteeからメールを送信する時の送信元メールアドレス変更
  • forteeのメールインポート設定変更

をするだけで簡単に独自ドメインのメールを運用できるようになってCloudflareすごい！って思いました。 （プラス、SPFとDKIMの設定もしていました。）

余談：小田原観光（その2）

余談その2。

2月にもプライベートで小田原に行っていました。

主な目的は、車・バイクで来る参加者の人向けに案内記事を書きたいと思っていたのでその下見です。

時期的にちょうど梅が終わりかけの頃でしたが、きれいな梅を見られて良かったです。

この日は前回の小田原観光と違い、ずっと小田原駅周辺に居たのでだいぶ歩き回って土地勘UPできました。

3月（当日運用の詰め）

2月の終わり頃に当日スタッフの方との顔合わせ（オンライン）があり、3月は各担当に分かれての打ち合わせをチームごとにそれぞれ2回くらい行っていました。

チームごとに打ち合わせをしたことで各種ドキュメントや当日必要になりそうな印刷物の準備など進めやすかったかなと思います。

また、パブリックビューイングの検証として5回目・最後の下見を行っていました。

音声周りの機材を試せなかったりと完璧に検証できた訳ではありませんでしたが、「なんとかなりそう」って肌感は得られたのでチケット増枠のアナウンスを出せました。

実はこの日は集合時間が少し早かったこともあり、とうとう行きでも新幹線を使ってしまい・・・
より一層あの便利さから離れられなくなっていっていますね・・・

VR-6HDを触る会（改めガチリハ会）

そして、元々予定していたものではないのですが月末に機材のリハをもう1回行っていました。

発端はこのツイート。

下見の時に「VR-6HDすげえ」ってなって触りたくなったんですよねー

最初は数人でレンタル費を折半して遊んで試してみようか、位の話だったのが最終的にはガチリハ〜当日必要な機材の最終確認、とガッツリ当日の準備をしていました。

この日に当日の運用に近い形でリハが出来たり、レンタルが必要なケーブルの本数や電源の数などを正確に洗い出せたりしたので、あの日のリハが無かったら・・・と今思うとゾッとします。

個人的には、この日のリハを通して配線図をある程度読み取れるようになった事で前日準備の時にTrack かまの設営で少しは動けたかなと思います。

また、その場には他のスタッフの人も来て準備作業を進めていて、ワイワイ合宿をしているような感覚で楽しかったです。

4月（色々突発的に動き出す）

4月、なんだか直前になってから急に色々動き出していました。

7日間アドベントカレンダー、実は元々書いていた記事の公開タイミングを調整したものもあったので個人的にはそこまで大変ではありませんでした。

謎の0時公開縛りをしていたこともあり、毎日寝る前に反応を見るのが楽しかったですね。
開催に向けて盛り上がっていく感じがして良かったなー、と思います。

その中でも自分が特に力を入れたのは道路・駐車場情報の記事です。

全員に刺さる記事ではありませんでしたが、便利に思って頂けた人が何人かいたようでとても嬉しかったです。

他には、ツナギメエフエムに出演してぺちこん小田原について話してきたりもしました。

冒頭の自己紹介で俳句を言うのはあすみさんの発案だったのですが、そこに意識を向けるあまり名乗る時に「コアスタッフの」を付け忘れるというwww
自己紹介言い終えた直後に「言い忘れたー」となってました。

1時間があっという間で楽しかったです。

そして当日。

前日・当日の様子は参加ブログの当日編をご覧ください。

開催が終わった後はGoogleフォトを使った写真公開やYouTubeでのアーカイブ動画公開の準備を進めていました。

写真の方は基本的に撮影チームから頂いた写真をそのまま上げただけだったのですが、YouTubeのアーカイブ動画に当たってはforteeが大活躍しました。

トラックごとに保存された1本の長い動画から各発表の時間を指定するだけでカバー画像を付けた動画を切り出してくれ、そしてYouTubeにアップした各動画のタイトルや概要欄・サムネイルにプロポーザル情報を自動反映してくれたので。

改めてforteeは神ツールだな、と思いました。

なお、録画データは当日の時点でスピーカーの方を映したカメラの映像やスライドを合成した状態で保存していたので切り出すだけで済んだのですが、一部のトークではスライド部分が上手く保存出来ていませんでした。

その部分についてはデロさんが公開されたスライドを貼り合わせて再編集して下さり、無事アーカイブ動画を公開出来ました。

大感謝・・・！

まとめ

以上、ぺちこん小田原の振り返りでした。

こう振り返るとめっちゃ下見したり小田原に集まったりしてますね。

初開催ながらも大事故ってほどの事故なしに終えられたのは会場の使い方を実地で何度も確認したり、細かくコミュニケーションを取ったりしたのも大きいかなあと思います。

前日〜本編〜翌日と参加された皆さんが楽しんで下さって嬉しかったですし、自分自身とても楽しかったです。

PHPカンファレンス小田原2024に参加して下さった皆さん、ありがとうございました。

最後に、クロージングであすみさんが話していたFun/Done/Learnによる振り返りを載せて締めたいと思います。

Fun

  • 小田原の街自体が楽しかった
  • 映像・配信周りちょっとだけ首突っ込んでみて面白かった
  • 7日間アドベントカレンダー楽しかった
  • 前夜祭や懇親会で知り合い増やせた

Done

  • 各種イベントサイトの機能や利用料金、お金周りの運用方法など調べた
  • トートバッグと名札の選定・発注した
  • 各種Googleフォーム立てた
  • トーク周りなどforteeの設定やった
  • ぺちこん小田原でforteeを使っていて踏んだバグを直した
  • GoogleフォトやYouTubeの公開作業やった

Learn

  • forteeは神ツール
    • 学んだというより、再認識って方が近いですが
  • Cloudflare便利
  • やっぱりノベルティはサンプルを作ったほうが良い
    • 安心感が段違い
  • 予算に余裕があると幅が広がる
    • 直前にバナー作ったりお菓子をスポンサーブースに置く企画を考えたり出来たのも予算に少し余裕持てそう、と分かったからです
  • HDMIには光ファイバーのケーブルがある
  • ソフトを噛まさずともハードだけで映像を合成したり出来る機器がある
  • ケーブルは予備があった方が良い
    • 前日準備でも当日でもケーブル交換発生したので・・・
  • Type-C対応のキャプチャボードを（iPad OS17の）iPadに繋ぐと簡易HDMIテスターになる
    • デロさんが配線の問題切り分けをしている様子を見て知りました。切り分けの手際めっちゃ良かった・・・！
  • YouTubeは一日のアップロード数に上限がある
  • 小田原の美味しいお店・お菓子をたくさん知れた

それでは、またどこかでお会いしましょう！