PHPerKaigi 2024にコアスタッフとして参加しました

3/7〜9に中野セントラルパークカンファレンスで開催されたPHPerKaigi 2024に昨年から引き続きコアスタッフとして参加しました。

PHPerKaigi、楽しかった！！！

事前準備

パンフレット

PHPerKaigiでは参加者向けに配送するノベルティボックスにタイムテーブルやスポンサー紹介記事、寄稿者の方による技術記事などを載せたパンフレットを封入しており、今年もパンフの制作を担当しました。

デザイナーさんに依頼するのがギリギリになってしまったので、もう少し余裕を持って進めれば良かったなと反省しています。

PHPerKaigi 2023にコアスタッフとして參加しました - muno_92の日記

という昨年の反省を活かし、早めに動き始めた事で今年は比較的余裕を持って進められたかなと思います。

参加者の皆さんの感想を見ていても好評なようで良かったです。

一点、パンフ原稿を変更したことを忘れ、そこに差し込んでいたPHPerトークンの登録をミスってしまったのでそこは反省ポイントですね。

機材レンタル

そして、会場に設置したハイテーブル・ロッカー・冷蔵ケースのレンタルも「こういう機材のレンタル面白そう」と手を上げて担当してみました。

実は、当初借りることが決まっていたのはハイテーブルだけでした。

ロッカーは「借りてみる？」という話が少し出ており、ハイテーブルをレンタルする予定の業者でも取り扱っていると分かったのでそれも自分の方でレンタル担当を持ちました。
（「業者のサイトでハイテーブルを探していたらロッカーを見つけた」のか「同じ業者でロッカーを扱ってないか調べてみたらあった」のかははっきり覚えていません。前者だったような気がします）

PHPerKaigiや（PHPerKaigi委員長の長谷川さんが主宰されているもう1つのカンファレンスである）iOSDC Japanで利用実績があった2つの業者にシュッと問い合わせを投げつつ、

  • 鍵で閉めるタイプだと無くしたりしそうだしダイヤルタイプの方が良さそう
  • バックパックが入るサイズにしたいよね
  • 数は3台くらいあれば良いかな

と詳細を長谷川さんと詰めていきました。

この辺りが1月。


そして、ぺちこん関西から帰ってきた日に「ビールを冷たい状態で提供したい」と大型の冷水ショーケース（添付画像）をレンタルする話が持ち上がり、ハイテーブル・ロッカーを借りる業者さんに質問したりしながら最終的に冷蔵ケースも借りる事に。

当日はどの機材も活躍していましたが、特にロッカーは予想以上に使われてびっくりしました。

「どれくらい使われるか分からないし部屋の大きさから見て3台借りておけばいいかな」位のざっくり加減で借りる量を決めていたのですが、day2は満杯になる程で、こんなに需要あるんだなと。

考えてみればカンファレンスで持ち歩く荷物を減らせると楽なのでそこまで不思議では無いですよね。
自分自身Ya8に参加したとき「ロッカー欲しい」と思っちゃいましたw

スタッフブログ

本編が近くなり「こういった記事いるのでは？」と思ったのでガッと書きました。

昨年のスタッフブログに引き続き名札サンプル画像のQRコードにPHPerトークンを埋め込んだら「そんなの分かる訳ないw」という反応が多かった（というかそれしか無かった）ので天丼するかは次の機会があったらその時に考えますかね・・・

動画チェック

2月の下旬はスピーカーの皆さんが事前収録されたトークのチェックを行っていました。

それについてはどんな作業かも含めて別の記事にまとめていますので興味がある方はそちらをご参照下さい。

当日

カンファレンス当日は今回もHQ（Head Quarter）担当として主にInformationコーナーにいました。

HQはSNSでの告知や落とし物・問い合わせ対応、PHPerチャレンジの抽選対応、会場の管理会社への各種依頼、etc・・・と長谷川さんがマニュアルに記載された文言を借りると「あらゆる調整事項を調整しまくる」チームです。

PHPerKaigi 2023・iOSDC Japan 2023に続き3回目となるとある程度慣れはしたものの、それでも次から次へとTODOが積まれていって文字通り「あらゆる調整事項を調整」していました。

今年は抽選の対応が増えると分かっていたのでこれまでの3人体制から5人体制に変えて頂いたのですが、見に行きたい発表があったり他のチームのヘルプに行ったりと1人〜2人抜けても問題なく回り、また各メンバーが自律して動いていたので安心感が段違いでした。


という前提の上でそれぞれの日を振り返っていきます。

day0 (3/7)

この日は朝から会場設営。

10時前には機材レンタルの搬入用車両が到着し、しばらくその対応に追われていました。

そしてロッカーの運用方法を考えたりポスターセッション設営についての質問を拾ったり一部登録されてなかったPHPerトークンの確認をしたり・・・と色々準備していたらあっという間に時間が溶けていました。
（こう書き出してみると、ロッカーの運用準備やPHPerトークンの確認など事前にやっておけばもう少し当日余裕を持てましたね・・・）

PHPerチャレンジの抽選の準備は全く出来ていなかったのですが、最初に少し説明しただけでうえしーさん・rikutoさんが進めて下さっていました。
お二人はday1・day2での実際の抽選も上手く対応して下さっていたので本当に助かりました。めちゃ安心感あった・・・

day1 (3/8)

day1、朝起きたら雪が降ってたのにはビビリましたが、会場につく頃にはみぞれか雨か、位になっていて良かったです。

会場に入ったらまずロッカーの暗証番号を全て変更してこの日の利用に備えていたのですが、パスワード管理をミスって一部（3ヶ所）のロッカーを開けられなくなってしまったのは痛恨のミスでした。

そして、見たい発表・企画があったので他の人と調整して見に行ったりもしていました。


自分自身たまにコマンドラインツールを作っているのでこの発表はプロポーザルが投稿された時から「めちゃめちゃ見たい！」と思っていたのですが、なんとなくで作っていたコマンドラインツールの設計を整理する良いきっかけになりました。
とても良かったです。


自分自身PHPerKaigi以外にもPHPカンファレンス小田原2024の運営に関わっていたり、他のカンファレンスの中の人と運営周りについてたまに話したりしていたので「これ絶対面白いやつ」と見に行ったら聴衆も関係者だらけで、聴衆からガヤが飛んだり逆にパネリストから聴衆に矢が飛んだりと、アンカンファレンスならではの面白さがあって1時間があっという間でした。

↓その時間帯の自分のツイート
https://twitter.com/search?q=from%3Amuno_92%20since%3A2024-03-08_15%3A25%3A00_JST%20until%3A2024-03-08_16%3A50%3A00_JST%20%23phperkaigi%20%23d&src=typed_query&f=live


そんなこんなしているとday1の全トークが終わり、その後はロッカーに忘れ物が無いか確認したり、長谷川さん && スタッフ数人で翌日の懇親会に向けての会場転換の段取りを考えたりしていました。

その際に

  • day2はロッカーを使用不可とする
    • 返却を考えると15時にはロッカーを空にしないといけない
    • 仮に使えるようにしたとしても昼休み明けからほとんど時間を置かずに荷物を出して頂くことになってしまい、バタつくのが予想される

と決めたのですが、ここまでロッカーが使用されるとは予想していなかったので次はより長く使って頂ける方法を考えたいです。

day2はスポンサーブースの各社から搬出用荷物を運営で集荷する事になっていたので、集荷の準備を着荷担当のakkiさんと進めてからそーだいさん主催の非公式懇親会に向かいました。

いつか行きたいと思っていたP2Bで美味しいお酒・料理を頂きながら楽しく話していたのですが、その裏でday2ロッカー使用不可の告知をうえしーさん・ことみんさんが進めて下さっていて本当に助かりました。
感謝してもしきれないです。

そして宿に戻ったらPHPerKaigiが運営に使っているforteeでフィードバック画面のパンくずリストをクリックするとエラーが発生するという呟きを見かけ、すぐに直せる系のバグかな？と調べてみたら直せそうだったのでPull Requestを出してday1が終了しました。

day2 (3/9)

この日は良い天気でしたね。

今回は高円寺に宿を取っていて「会場まで徒歩20分か、朝の散歩がてら歩いていくかな」と考えていたものの、軽く寝坊したのでバタバタと支度をして普通に電車で会場に向かうday2スタートでした。

そんなday2ですが朝一で「手が空いてるスタッフはTrack Aに！！！」といったアナウンスが無線に流れ障害発生・・・！

今回のPHPerKaigiはクロージングのラストに銀テープを飛ばしたのですが、それが誤射により部屋に散らばってしまい、部屋に参加者の方を入れないようにしながらスタッフ総出で銀テを巻き、詰め直していました。

Slackに「Track Aに人を入れないで」アナウンスが流れたのが9:34なので遅くともその時点では障害が発生していた状態で、Track Aオープンのアナウンスが流れたのが10:14（オープニング開始予定時刻の1分前！）とギリギリでしたがなんとか復旧できました。
みんな頑張った・・・！


その後はロッカーを全て施錠して使えないようにし、ひたすらSNSの告知をしたりInformationコーナーの混み具合を見ながら合間にスポンサーブースを見て回ったりしていました。

そして15時を過ぎ、レンタル機材の返却準備を進めようと動き始めたら1階にあった冷蔵ケースはhamacoさんにより既に地下1階に移動済でした。
（流石すぎる）

ロッカー・冷蔵ケース・ハイテーブルの返却が完了したのが16:25。

HQではクロージングで出す各種数値（飲食物やPHPerチャレンジ景品の提供数など）を集計するタスクもあったのですが、機材返却を終えて戻る頃にはくろさんが展示ルーム担当のRyommさん、飲み物担当のぷぷさん、うえしーさんと協力して集計を進めて下さっていました。


クロージングをしていた辺りの時間帯はakkiさんとスポンサーブースを回って荷物を集荷したりゴミを預かったりしていましたが、ラストの銀テープが飛ぶ瞬間は集荷作業を進めながらチラ見出来ました。

クロージング後はHQの撤収や展示ルームの原状回復作業。

それが一段落してから懇親会に合流しました。

今回のPHPerKaigiにはPHPカンファレンス小田原のスタッフ勢が多く参加していたので「集合写真を撮りたいなー」と考えていたのですが、PHPerKaigiスタッフを兼ねている人も一定数いたので「懇親会の時間しか都合合わなそうだよね」と話していました。
そして、搬出作業と搬出作業の間に一瞬時間ができて「今しかない！」と声をかけて集合写真を撮れました。

それぞれ歓談中であったりゴミの回収中であったりする中、わがままに付き合って貰って感謝です。
（それだけに声掛け漏れがあったのが心残り・・・）

懇親会終盤の辺りからは一部の部屋の撤収作業やゴミ・機材の搬出作業を進め、全てが終わってスタッフが解散した後は疲れ果てていたのでそのまま家路につきました。

まとめ

こう振り返ってみると、今回は初めての会場だったこともあり当日会場を使ってみないと分からない・段取りを組めないことが結構あったんだな、と改めて思いました。
今回使ってみて分かったことがあったので、（開催されたとしたら）こなれてくるであろう次回はもう少し事前に準備しておいて当日の作業を少なくしたい所です。

そして、文中でも各メンバーに触れていましたが自分が担当していたHQは本当に良いチームで、この記事に書ききれない位「xxさんすごいな」と思う場面がありました。
（もちろん他のチームも良かったです）

明確なリーダーを立てたりかっちりしたシフトを組んだりはしていませんでしたがお互い声掛けしながら上手く回せていたかなと思います。
改めて感謝の気持ちを伝えたいです。

と、いう訳でPHPerKaigi 2024の振り返りでした。

参加された皆さんに楽しんで頂けたようなら何よりです。

それでは、PHPerKaigi 2025（？）でお会いしましょう。

・・・の前に、来月はPHPカンファレンス小田原2024がありますね。

スタッフ頑張るぞい！